No mundo atual, cada vez mais é-nos exigido mais a nível profissional e pessoal, porém o dia continua a ter 24 horas, logo a capacidade de gerir o tempo vai marcar a diferença entre conseguimos ou não fazer as tarefas, projetos e atividades que nos são exigidos. A capacidade de gerir de tempo pode fazer a diferença entre o sucesso e o insucesso. Numa perspetiva da psicologia comunitária e psicologia organizacional, iremos deixar aqui algumas dicas para gerir melhor o seu tempo.
8 Estratégias para Gestão do Tempo
Não acumule assuntos pendentes – É importante organizar o seu trabalho o mais rápido possível. Tente fazer o que poder diariamente. Faça todos os dias uma lista de tarefas, ordenando-as por prioridade. Siga-as com disciplina. Não adie tarefas.
Organize o espaço físico – Com o espaço organizado é mais fácil ser disciplinado e não adiar tarefas. A desorganização influencia negativamente a capacidade de tomar decisões. Diariamente examine os papéis e faça uma seleção.
Discipline as interrupções – As interrupções, quebram o ritmo do trabalho, tornando o nosso desempenho menos eficiente. Dedique um tempo, uma hora do dia (por exemplo), para responder a interrupções como emails e telefonemas.
Crie rotinas de tarefas – As rotinas, diminuem o esforço e tempo de concretização das tarefas. Monitorize o tempo gasto em cada tarefa e verá passado algum tempo a existência de automatismos e diminuição de esforço. Estabeleça tarefas rotineiras no seu horário diário.
Faça um planeamento de tarefas – Planeie antecipadamente as tarefas diárias. Pode faze-lo de forma geral mensal ou semanalmente e especificar diariamente. Deixe algum espaço no horário para assuntos inesperados. Não se esqueça de definir as prioridades. Descrimine as urgentes e importantes.
Reveja a lista de material de apoio – Um questão relacionada também com a organização do espaço. Dificilmente saberá o que falta se o espaço não está organizado. Mas não há duvidas que a falta de material, provoca atrasos irreversíveis. Quando abandona o espaço certifique-se que deixa o material preparado para o dia seguinte.
Divida o trabalho em etapas – No seu horário, junte tarefas de natureza semelhante, isso vai maximizar e eficiência não apenas na diminuição do tempo despendido, mas também ao nível cognitivo. Estabeleça as tarefas menos complexas para períodos em que está mais cansando cognitivamente.
Organize, sites, contactos, clientes – Em quase todos os trabalhos atualmente utiliza-se computador e frequentemente Internet, nesse sentido é importante organizar os sites fundamentais, os contactos das pessoas e clientes. Muitas vezes construa uma base de dados e Access ou Excel, de forma a maximizar a sua acessibilidade.
O fundamental na gestão do tempo é principalmente a disciplina e determinação, pois sem estas características, nada vale fazermos listas da tarefas ou tentarmos organizar-nos. A gestão do tempo cada vez é mais importante, para fazer a diferença a nível profissional. A gestão do tempo, muitas vezes é sinonimo de inteligência, competência e profissionalismo. Visto que a produtividade é diretamente proporcional à capacidade de gerir tempo. Embora na produtividade intervenham muitas variáveis a gestão do tempo é sem dúvida importante.
E você, gere bem o seu tempo?
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Autor: Jorge Elói
